Mit künstlicher Intelligenz den privaten und beruflichen Alltag vereinfachen. Dies ist der Antrieb der Evy Solutions GmbH. Dazu hat das Kölner Start-up in den vergangenen 6 Jahren eine Software entwickelt, die vollautomatisch und selbstlernend sämtliche Dokumente analysiert, verschlagwortet und dem Nutzer inklusive Handlungsempfehlungen digital zur Verfügung stellt. Das Anwendungsuniversum ist riesig und das Geschäftsmodell stark skalierbar.

Das erste Produkt ist seit Januar 2018 auf dem Markt, um Millionen Deutsche, die beruflich oder privat viel unterwegs sind, zu entlasten. Denn sie alle kennen das Problem: Der Post-Berg wächst und wichtige Termine werden verpasst. Der Evy Companion ist ein intelligenter digitaler Assistent. Neben der täglichen Post werden auch E-Mails inklusive PDF-Anhängen und Fotos von Belegen analysiert und dem Nutzer in einer App zur Verfügung gestellt. Die künstliche Intelligenz wertet die Inhalte sämtlicher Dokumente aus. Termine und Fristen werden erkannt und in den persönlichen Kalender übernommen, über wichtige Ereignisse und Vorgänge wird der Kunde per Push-Funktion oder SMS auf dem Laufenden gehalten.

Produkt Nummer 2 geht im Juli 2018 an den Start und hat noch größeres Potenzial. Denn vom papierlosen Büro sind Unternehmen – trotz allem technischen Fortschritts – weit entfernt. Ein Beispiel: Software für die Buchhaltung oder das Kundenmanagement muss laufend mit neuen Daten gefüttert werden. Immer noch werden diese meistens manuell aus Printdokumenten oder PDFs übertragen, weil die automatische Erfassung in der Praxis fehleranfällig ist. Evy löst dieses Problem und bietet eine automatisierte Lösung.

Jetzt wollen wir gemeinsam mit der Crowd den nächsten Wachstumsschritt machen. Weitere Softwareentwickler sollen eingestellt werden, um unsere Produkte weiterzuentwickeln und neue Märkte zu erschließen. Zudem soll der Vertrieb gezielt intensiviert werden. Das klare Ziel: Bereits für das Jahr 2019 eine attraktive Rendite ausschütten.

„Ich war es einfach leid, bei Zwischenstopps im Büro erstmal Berge an Briefpost durchzugehen. Nur um festzustellen, dass die Hälfte Werbung war und ich wichtige Termine verpasst hatte“, erinnert sich Michael Vogel. Er war als Unternehmensberater seit 20 Jahren ständig unterwegs. So machte er sich auf die Suche nach einer Lösung, doch vorhandene Anbieter von digitalen Briefkästen überzeugten ihn nicht. „Durch das Scannen wird der Dokumenten-Berg lediglich digitalisiert, der Nutzer aber muss weiterhin jedes Dokument öffnen, auf Relevanz prüfen und bearbeiten.“ So gründete er gemeinsam mit Arian Storch im Jahr 2017 Evy Solutions. Arian, der Softwarearchitekt, schrieb gerade seine Doktorarbeit über Textanalyse mit künstlicher Intelligenz und suchte nach einer praktischen Anwendung. Dieser Algorithmus ist heute das Gehirn des Evy Companion und aller künftigen Produkte. Denn das Anwendungsuniversum ist riesig.

„Seit dem Start unserer App im Januar 2018 haben uns zahlreiche Unternehmen angesprochen. Denn moderne Software, beispielsweise für die Buchhaltung oder das Kundenmanagement, muss laufend mit Daten gefüttert werden. Diese Datenerfassung aus Printdokumenten oder PDFs erfolgt häufig noch immer manuell, da die automatische Erfassung in der Praxis offenbar nicht fehlerfrei ist. Dies werden wir ändern“, sagt Arian Storch, einer der Gründer und Geschäftsführer der Evy Solutions GmbH. „Wir freuen uns, Unternehmen jetzt eine wirklich intelligente Lösung vom Scannen bis zum Data Mining zu bieten.“

Bei der Wachstumsstrategie geht Evy bewusst einen anderen Weg als zahlreiche andere Start-ups. Keine Mehrere-Millionen-Euro-Finanzierungsrunde und auch keine schnelle europaweite Expansion. Unser klares Ziel: Bereits für das Jahr 2019 eine attraktive Rendite ausschütten. Die Voraussetzungen dafür sind bereits vorhanden: Bisher wurden rund 800.000 Euro durch die Gründer und Family & Friends investiert. Unser Geschäftsmodell ist stark skalierbar, der Quellcode der künstlichen Intelligenz ist urheberrechtliche geschützt und die ersten Produkte am Markt.

Jetzt will Evy gemeinsam mit der Crowd den nächsten Wachstumsschritt machen. Dazu soll das Team um einige weitere Softwareentwickler erweitert werden. Zudem soll der Vertrieb gezielt intensiviert werden.

Klein, aber fein und hoch motiviert. Dies beschreibt unser Kernteam. Es besteht derzeit aus vier, hoch qualifizierten, festen Mitarbeitern, mit sich hervorragend ergänzenden Stärken: von Technologie, Recht und Unternehmensführung bis zu Marketing und Vertrieb. Bei Bedarf werden externe Spezialisten für einzelne Projekte hinzugezogen.
Michael Vogel: „In meiner Zeit als Unternehmensberater habe ich erlebt, dass ein großes Team kein Erfolgsgarant ist. Wir wollen uns personell verstärken, doch nur ganz gezielt.“

Trotz rasanter technischer Entwicklungen, gibt es noch immer Fixpunkte im Alltag, die Menschen daran hindern, wirklich ortsunabhängig und digital zu leben und zu arbeiten: Dies gilt unter anderem für die täglich eingehende Brief- und elektronische Post und den daraus entstehenden Dokumentenberg. Dies wollen wir innovativ ändern. Daher haben wir uns auf die Texterkennung und -weiterverarbeitung spezialisiert. Unsere Innovation ist die Texterkennung mit künstlicher Intelligenz. Damit können wir Daten aus sämtlichen Quellen – u. a. Briefpost, E-Mail, PDFs, Fotos – identifizieren, vereinheitlichen und weiterverarbeiten. Bei den Daten handelt es sich beispielweise um Rechnungen, Verträge, Termine, Belege oder Lieferscheine. Auf Basis etablierter Verfahren zur Texterkennung werden zunächst die einzelnen Schriftzeichen und Wörter erkannt. Darauf aufbauend folgt dann eine Zusammenhangs- und Kontextanalyse, um den einzelnen Wörtern und Informationseinheiten (wie zum Beispiel ein Termin) eine Bedeutung zuzuordnen. Unsere Software lernt so mit jedem neuen Dokument neue sprachliche Zusammenhänge und deren Bedeutung für den eigentlichen Empfänger. Dadurch kann sie völlig automatisiert z. B. Rechnungs- und Vertragsdaten, Termine und Fristen erkennen.

Alle Dokumente, Termine und Zahlungen immer im Griff. Ganz egal, wo und wann. Dafür bietet Evy Solutions einen intelligenten mobilen Assistenten für Freiberufler, Vielreisende, kleine Unternehmen und jeden der sich mehr individuelle Zeit und Freiraum wünscht.

Der Evy Companion ist nicht nur eine App, sondern eine Softwareplattform für mobile Endgeräte zur Verwaltung und Wissensverknüpfung von Dokumenten aus Brief-, E-Mail oder Fotoquellen. Durch eine automatische Analyse der Dokumente werden wichtige Informationen daraus gewonnen und dem Kunden zeitsparend und sinnvoll aufbereitet. Somit spart der Anwender Zeit bei der Suche seiner Dokumente, denn diese findet er nun ordentlich sortiert und verschlagwortet in der App wieder. Zudem verpasst er keine Fristen und Termine mehr, da diese ebenfalls durch die Analyse herausgefiltert und dem Anwender angezeigt werden. Des Weiteren besteht die Möglichkeit die Dokumente direkt an Dritte wie zum Beispiel den Steuerberater weiterzuleiten.

Dem Anwender soll das Leben durch den Evy Companion vereinfacht werden. Grade in der heutigen Zeit ist es für viele Menschen wichtig, auch standortunabhängig auf verschiedene Dokumente zugreifen zu können. Dies ermöglicht der Companion. Egal wo sich der Anwender befindet kann er ganz entspannt seine Briefpost und E-Mails lesen und gegebenenfalls darauf reagieren. Auch verpasst er weder Termine noch Fristen, da der Companion ihm genau anzeigt wann welche Rechnung fällig ist oder zu welchem Zeitpunkt eine Rechnung bezahlt werden muss.

Auch unter dem Aspekt des Datenschutzes braucht der Anwender sich keine Sorgen machen. Die Daten werden bereits in der App per SSL Transport verschlüsselt und nach Industriestandards verschlüsselt. Ebenso laufen alle Vorgänge automatisiert ab, sodass für den Kunden kein Grund zur Sorge besteht das seine Briefpost mitgelesen wird.

So funktioniert der Evy Companion:

Funktionen in der App:

• On- und Offline auf seine Dokumente zugreifen
• Nach Dokumenten mithilfe von Schlagworten suchen
• Dokumente automatisiert nach einem Standardverfahren oder seiner individuellen Struktur organisieren und ablegen lassen
• Dokumente exportieren und anderen (zum Beispiel Steuerberater) zur Verfügung stellen
• Termine und Fristen aus Dokumenten in seinen Kalender übernehmen
• Sich bei wichtigen oder zeitkritischen Ereignissen informieren lassen; auch per SMS
• Rechnungen zum Beispiel mithilfe eines PayPal Accounts direkt bezahlen
• Überblick über die bereits bezahlten oder noch offenen Rechnungen verschaffen
• Kündigungstermine überwachen und daran erinnert werden

Evy Solutions hebt sich in einigen Punkten von der Konkurrenz ab. Besonders ist hier zum einen die Erkennung von Struktur und Inhalt sowie die Bereitstellung von Daten in vielfältiger Form. Zudem gibt es für die Software verschiedenen Anwendungsbereiche.

Die Eigenschaften eines Dokumentes werden durch die Software automatisch erfasst und dann mittels der künstlichen Intelligenz interpretiert und evaluiert.

Die einzelnen Anwendungsbereiche:

Schnelle Verarbeitung von vielen Dokumenten und Belegen
Die Software ist für die schnelle Analyse in sehr kurzer Zeit von sehr vielen und vielfältigen Dokumenten entworfen und entwickelt wurden. Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit stehen dabei besonders im Mittelpunkt.

Sortierung, Verschlagwortung und Archivierung
Die Ermittlung der Dokumenteninhalte eröffnet ganz neue Wege, die Dokumente und Informationen zu sortieren und zu verwalten. Die Software bietet ein dynamisches, anpassbares und sich entwickelndes Regelsystem, um neue (aber auch alte) Dokumente automatisch genau dort abzulegen und zu verschlagworten, wo es erwartet wird. Dadurch können bspw. auch automatisch Ordnerstrukturen erstellt werden.

Benachrichtigung bei Ereignissen oder Schlagworten
Durch die Bezugnahme auf konkrete und spezifische Dokumentinhalte, können automatisch Benachrichtigungen zum Beispiel per E-Mail bei definierten Abweichungen bzw. Auffälligkeiten oder besonders bemerkenswerten Inhalten versendet werden.

Duplikat Erkennung und Revisionssicherheit
Die erkennbaren Merkmale eines Dokuments machen es einzigartig. Daher können Duplikate erkannt und verhindert werden. Des Weiteren kann sichergestellt werden, dass Dokumente nicht geändert und ersetzt werden.

Vernetzung und Bezug Herstellung
Die Merkmale von Dokumenten können mit anderen Dokumenten kombiniert werden, um Zusammenhänge und Bezüge zu erkennen. Mithilfe dieser Vernetzung können Dokumentengruppen erstellt und neue Informationen gewonnen werden.

Profilerstellung
Personenbezogene Dokumente können genutzt werden, um Profile zu erstellen. Mithilfe dieser Profile lassen sich neue Erkenntnisse über die jeweiligen Personen oder Personengruppe gewinnen.

Das Geschäftsmodell der Evy Solutions GmbH besteht im Grundgerüst aus 2 Säulen. 

Säule 1: Die App Evy Companion als intelligenter digitaler Assistent und Briefkasten

Nutzer des Evy Companion sind Privat- als auch Geschäfts- und Großkunden. Der Evy Companion fungiert als intelligenter digitaler Assistent und Briefkasten für Jedermann. Für Geschäfts- und Großkunden kann die Software auf Wunsch als eine „White-Label“ Lösung genutzt werden.

Die Kostenstruktur des Evy Companion staffelt sich nach Tarifen. Für Privatkunden stehen 3 Tarife mit unterschiedlichen Paketen zur Auswahl (ab 10€). Für Geschäftskunden werden 2 Tarife angeboten (ab 20€), jedoch können diese auch individuell angepasst werden. Auf Anfrage bekommen Großkunden ein spezifisch auf sie zugeschnittenes Angebot. So kann jeder Kunde den für sich am besten passenden Tarif auswählen. Für weitere Zielgruppen wie zum Beispiel die Pflegeinstitutionen werden die Tarife abhängig von der Nutzerzahl individuell angeboten. 

Säule 2: Die KI (künstliche Intelligenz) der Evy Solutions GmbH

Die Software der Evy Solutions verfügt über eine künstliche Intelligenz (KI), welche in der Lage ist, aus sämtlichen Dokumentenarten die Schlüsselinformationen herauszulesen, diese zu verwerten, Handlungsempfehlungen zu geben und automatisiert die nächsten Arbeitsschritte einzuleiten. Damit sind ihre Einsatzmöglichkeiten nahezu unbegrenzt. Die KI kann z.B. Eingangsrechnungen auslesen und Überweisungen zum korrekten Fälligkeitstermin vornehmen oder auch Texte auf bestimmte Suchkriterien filtern und diese dann miteinander abgleichen. Erste Verhandlungen mit namhaften Anbietern von Buchhaltungs- und Steuersoftware laufen bereits.

Zur Zielgruppe des Evy Companion gehören die mehr als sechs Millionen Deutsche die geschäftlich oder privat viel auf Reisen sind. Zu ihnen zählen Freiberufler, digitale Nomaden und im Ausland arbeitende Expats. Viele von ihnen lassen sich ihre Post aufwendig nachschicken und verpassen dennoch wichtige Termine in der Heimat. Aber auch kleinere Unternehmen und jeder, der sein berufliches oder privates Leben vereinfachen möchte, können vom Evy Companion profitieren.

Der Evy Companion hat ein großes Skalierungspotenzial. Das Geschäftsmodell hierbei eröffnet eine Skalierbarkeit in die verschiedensten Bereiche. Nicht nur für den Endverbraucher ist der Evy Companion ein nützlicher Assistent. Auch für große Unternehmen ist dieser auf Grund seiner Datenerkennung und Möglichkeit zur Bereitstellung dieser Daten interessant.

Ebenso ist sieht es mit dem Expansionspotenzial des Evy Companion aus. Die Software ist von Beginn an darauf ausgelegt, auch in anderen Sprachen nutzbar zu werden. Somit ist es kein Problem in Zukunft ins Ausland zu expandieren. Auch an den aktuellen Standorten der Evy Solutions GmbH ist Expansionspotenzial vorhanden, hier wächst das Unternehmen durch weitere Mitarbeiter.

Die Zielgruppe des Evy Companion spaltet sich auf in den B2B und den B2C Bereich.
 

Zielgruppe der Evy KI:

IT-Dienstleister
Für die Zielgruppe der IT-Dienstleister bietet die Evy Solutions eine Schnittstelle an, um die Dokumente der Kunden elektronisch auszulesen und die Inhalte intelligent zu verarbeiten. Die Software wird folglich in die Kundensysteme integriert. Für die Nutzung der Software der Evy Solutions fallen monatlich zu zahlende Lizenzgebühren an.

Die Evy KI ermöglicht es den Unternehmen, durch die vollautomatisierte, selbstlernende Belegerkennung ihre Prozesse komplett zu automatisieren.

Ein möglicher Anwendungsbereich ist z.B. die Buchhaltung der Unternehmen. Bisher ist es konkurrierenden Anbietern nicht möglich, trotz erster Schritte der automatisierten Belegerfassung diese auch selbstständig über eine Software buchen zu lassen. Diesen Schritt leistet die KI der Evy Solutions.     

Aktuell laufen dazu bereits Verhandlungsgespräche mit großen IT-Dienstleistern sowie namhaften Anbietern von Buchhaltungs- und Steuersoftware. Alleine dieser Markt hat eine Größe von über 32 Mrd. zu automatisierender Rechnungen mit einem Aufwandsvolumen von192 bis 736 Mrd. Euro.

Zum einen werden im B2B Bereich Kleinunternehmen und Pflegeinstitutionen/mobile Pflegedienste angesprochen:

Kleine Unternehmen
Der Evy Companion eignet sich für Ein-Mann- oder kleine Unternehmen, deren Geschäftsleiter beruflich viel unterwegs sind. Dazu zählen auch Einzelunternehmer, die über keine eigene Büroadresse verfügen oder Kleinstunternehmen, die kein Sekretariat unterhalten sowie Geschäftsleiter, die bei längerer Abwesenheit ihre Post persönlich in Augenschein nehmen möchten. Diese Aufgaben kann der Evy Companion letztlich für den abwesenden Einzelunternehmer übernehmen. Dieser kann somit weltweit und jederzeit auf seine Post zugreifen und bei Nutzung der angebotenen Zusatzmodule sogar die Evy Solutions beauftragen, für wichtige Angelegenheiten kurzfristig spezialisierte Dienstleister wie Rechtsanwälte, Steuerberater oder Buchhalter zu suchen und einzusetzen.

Pflegeinstitutionen und mobile Pflegedienste
Pflegeheime oder auch Pflegedienste haben in den meisten Fällen Zeitprobleme. Es gibt zu wenig Arbeitskräfte, die sich auf die Kernaufgaben, nämlich das Umsorgen der Menschen konzentrieren können, da viele organisatorische Aufgaben anfallen. Ein Zeitfresser für diese Institutionen ist der Eingang und das Sortieren der Post der Bewohner und das anschließende Sammeln und Weiterleiten an Angehörige und Bevollmächtigte. Die Angehörige und Bevollmächtigten Ihrerseits erhalten die Briefpost oft nur mit erheblicher Zeitverzögerung und haben bei dringenden Inhalten kaum zeitlichen Handlungsspielraum.

Der Companion wird in der Pflegeinstitution bzw. vom Pflegedienst genutzt, geht die Briefpost der Bewohner per Nachsendeauftrag bei der Evy Solutions ein und wird den Angehörigen/Betreuern binnen 24 Std zur Bearbeitung Verfügung gestellt. Die Pflegeinstitution hat keine Mehrarbeit und der Angehörige kommt zeitnah an die Inhalte der Briefpost.

Zum anderen der B2C Bereich, hier wird der Evy Companion als digitaler und mobiler Assistent genutzt. Dies nutzen nicht nur Privatpersonen, sondern auch Menschen die viel reisen.

Privat Vielreisende
Dies können Arbeitnehmer sein, die ein Sabbatical antreten oder eine längere Reise unternehmen.
Sie wollen ihre Familien, Freunde und Nachbarn nicht damit belasten sich über einen längeren Zeitraum um die Post zu kümmern. Außerdem wollen sie im Notfall auch schnell auf wichtige Post reagieren können. Dies wird ihnen durch den Evy Companion ermöglicht.

Als ein weiteres Segment in dieser Kundengruppe zählen die sogenannten Expats. Dabei handelt es sich um hochqualifizierte Mitarbeiter von weltweit tätigen Unternehmen, die vorübergehend für ein bis drei Jahre an ausländische Zweigstellen entsendet werden. Auch sie haben dasselbe Problem wie Vielreisende, sie wollen niemanden belasten und schnell auf wichtige Post reagieren können.

Privatpersonen
Der Evy Companion richtet sich auch gezielt an Privatpersonen, die sich nicht gerne um die Ablage und Verwaltung ihrer Dokumente und Post kümmern. In nahezu jedem Haushalt gibt es viele Ordner voller Belege zum Beispiel für die Gehaltsabrechnung, Bescheinigungen von Behörden, Versicherungen oder Banken, die im Grunde genommen den Großteil ihrer Lebenszeit darauf warten, dass sie ungültig werden. Diese Dokumente nehmen nicht nur sehr viel Platz weg, sondern sind auch im Bedarfsfall selbst bei einem guten eigenen Sortiersystem nicht immer einfach zu finden. Und es gibt viele Haushalte, wo sich diese Dokumente (meist ungelesen) einfach nur auf dem Schreibtisch stapeln. Durch den Evy Companion sparen Kunden viel Platz, Nerven und Lebenszeit. Zusätzlich haben sie immer ihre Dokumente sicher und schnell zugriffsbereit und gewinnen die Gewissheit, keine wichtigen Informationen zu verpassen.

Sobald sich die Software der Evy Solutions GmbH im Markt etabliert hat, wird als nächstes eine White-Label-Lösung für große Unternehmen angestrebt. So ist es möglich, dass diese die Software der Evy Solution GmbH ihren Kunden unter ihrem eigenen Logo anbieten können.

Zudem soll die Software sowie die Serverinfrastruktur kontinuierlich weiter ausgebaut werden. Hierfür wird noch weiteres Personal in den Bereichen Softwareentwicklung und Marketing benötigt. Zusätzlich auch noch weitere Mitarbeiter für das Büro, welche Verwaltungsaufgaben übernehmen.

Ein weiterer Punkt ist die Erweiterung der Funktionen in der Evy Companion App. Hier wird mit dem Kapital die Bezahlfunktion fertiggestellt und weitere Funktionen können auf den Weg gebracht werden, wie zum Beispiel die Möglichkeit einer Windows Version des Companion.

Weitere Verwendungsmöglichkeiten für das Kapital:

• Planung und Umsetzung weiterer Marketing- und Medienkampagnen
• Erarbeitung und Ausweiterung von Kooperationsverträgen
• Erreichung des Break Even

• 6 Jahre Forschung und Entwicklung der Algorithmen
• BAFA „INVEST -Zuschuss für Wagniskapital“
• Software in der ersten Ausbaustufe
• Grundlegende Serverstruktur
• Corporate Design
• Erklär -bzw. Marketingvideo
• Aufbau des Büros und der Personalinfrastruktur
• In allen App Stores Verfügbar
• Erste zahlende Kunden

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